Vai trò của thư điện tử trong cuộc sống

23.09.2009 lúc 14:49 | Posted in VỀ INTERNET | Để lại bình luận

Thư điện tử hay Email (từ chữ electronic mail), là một hệ thống chuyển nhận thư từ qua các mạng máy tính. Email là một phương tiện thông tin rất nhanh. Một mẫu thông tin (thư từ) có thể được gửi đi ở dạng mã hoá hay dạng thông thường và được chuyển qua các mạng máy tính đặc biệt là mạng Internet. Nó có thể chuyển mẫu thông tin từ một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng lúc. Trong thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, thư điện tử có vai trò rất quan trọng trong cuộc sống.
Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ, nó còn có thể truyền được các dạng thông tin khác như hình ảnh, âm thanh, phim, và đặc biệt các phần mềm thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích với kiểu tệp HTML.
Thay vì viết thư bằng giấy mực và bút thì người gửi chỉ cần biết dùng một phần mềm thư điện tử (email program) và biết gõ bàn phím.
Lá thư được gửi trên hệ thống bưu chính là vật liệu không cần máy nhận hay máy gửi. Trong khi đó, nếu gửi thư điện tử, chỉ có các tín hiệu điện mã hoá nội dung bức thư điện tử được truyền đi đến máy nhận.
Do đó, chỉ có nội dung hay cách trình bày lá thư điện tử là được bảo toàn. Trong khi đó, dùng đường bưu điện người ta có thể gửi đi các vật liệu hàm chứa thêm nội dung hay ý nghĩa khác. Điều này có thể rất quan trọng đối với nhiều người.
Vận tốc truyền thư điện tử chỉ vài giây đến vài phút và chi phí rất nhỏ không đáng kể so với gửi qua đường bưu điện.
Dùng thư điện tử thì bất kỳ lúc nào cũng có thể mở phần mềm thư điện tử ra đọc nên tiện lợi hơn là việc phải bỏ thư ở các thùng thư. Đồng thời, vì mỗi người dùng thư đều phải nhập mật khẩu vào máy nên thư điện tử sẽ khó bị người ở chung đọc lén so với thư gửi bưu điện. Nhưng ngược lại, các tay tin tặc xa lạ có thể xâm nhập vào hệ thống thư điện tử của cá nhân nếu như các mật mã hay các hệ thống an toàn phần mềm bị bẻ gãy.
Khối lượng gửi và nhận thư điện tử có thể nhiều hơn thư bưu điện rất nhiều lần. Đối với các dịch vụ thư điện tử mới thì dung lượng có thể lên đến hàng Gbyte, hay nhiều hơn. Số thư có thể dự trữ trong dung lượng này tương đương với vài bộ tự điển bách khoa.
Môt địa chỉ email sẽ bao gồm ba phần chính có dạng Tên_định_dạng_thêm tên_email@tên_miền
Phần tên_định_dạng_thêm: Đây là một dạng tên để cho người đọc có thể dể dàng nhận ra người gửi hay nơi gửi. Tuy nhiên, trong các thư điện tử người ta có thể không cần cho tên định dạng và lá thư điện tử vẩn được gửi đi đúng nơi.
Ngoài chức năng thông thường để nhận và soạn thảo email, các phần mềm thư điện tử có thể còn cung cấp thêm những chức năng khác như là:
Lịch làm việc (calendar): người ta có thể dùng nó như là một thời khoá biểu. Trong những phần mềm mạnh, chức năng này còn giữ nhiệm vụ thông báo sự kiện đã đăng kí trong lịch làm việc trước giờ xảy ra cho người chủ hộp thư.
Sổ địa chỉ (addresses hay contacts): dùng để ghi nhớ tất cả các địa chỉ cần thiết cho công việc hay cho cá nhân.
Sổ tay (note book hay notes): để ghi chép, hay ghi nhớ bất kì điều gì.
Công cụ tìm kiếm thư điện tử (find hay search mail).
Để hiểu hết tất cả các chức năng của một phần mềm thư điện tử người dùng có thể dùng chức năng giúp đỡ (thường có thể mở chức năng này bằng cách nhấn nút bên trong phần mềm thư điện tử).
Cách sử dụng thư điện tử

Truy cập đến máy tính của nhà cung cấp dịch vụ ( Internet Mail )
+ Kết nối máy vào mạng
+ Vào Start – > Program -> chọn chương trình cung cấp dịch vụ thư ( Internet Mail hoặc OutLook Express )

+ Khai báo các thông số cần thiết nếu bạn thiết lập lần đầu tiên
– Tên nhà cung cấp dịch vụ thư : fpt.vn , vnn.vn
– Tên tài khoản truy nhập nếu bạn đã có, trong trường hợp chưa có bạn phải đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ để được

Trong thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, thư điện tử có vai trò rất quan trọng trong cuộc sống. Thư diện tử giúp con người giữ mối liên lạc thường xuyên với nhau với nhau. Nó đặc biệt tiện lợi trong công việc, kinh doanh. Khi tiếp thị bằng cách gửi thư điện tử cho khách hàng, doanh nghiệp sẽ có một cơ hội rất lớn để giữ liên lạc thường xuyên với họ. Các vấn đề mà doanh nghiệp nên rà soát lại là: mức độ thường xuyên gửi thư (thưa hay quá dày), chất lượng của các chiến dịch tiếp thị bằng thư điện tử, thời gian cần thiết để đầu tư cho việc soạn thảo nội dung của các bức thư.
Trong thời gian qua, thực hiện Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, Chỉ thị số 27/CT-TTg ngày 29 tháng 11 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về chấn chỉnh việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; các Bộ, ngành và địa phương đã bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành, lưu trữ và trao đổi thông tin góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước.

Tuy nhiên, so với những yêu cầu đặt ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước còn nhiều bất cập; các cơ quan nhà nước chưa thực sự tận dụng các phương tiện công nghệ thông tin hiện có để nâng cao hiệu quả làm việc. Đặc biệt, chưa ứng dụng triệt để, hiệu quả hệ thống thư điện tử, một trong những ứng dụng quan trọng của mạng máy tính, Internet vào việc trao đổi thông tin.
Để khắc phục tồn tại trên, hướng tới ứng dụng rộng rãi hệ thống thư điện tử trong các cơ quan nhà nước, nâng cao hiệu quả hoạt động, năng suất lao động, thực hành tiết kiệm, thực hiện tốt Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Hiện nay, nhiều cơ quan nhà nước đã tạo lập hộp thư điện tử cho cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan tại những nơi đã đủ điều kiện. Ở những cơ quan có diều kiện về cơ sở vật chất có thể gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản: lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo (trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ). Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản: thư mời, công văn, báo cáo các cấp, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác./.
Nhóm 1 tổ 3: Hoàng Đình Đoán, Vũ Văn Thắng, Vũ Xuân Hùng, Lưu Đức Trung, Hoàng Thọ Hảo
Nguồn: Theo Wikimedia, Cổng thông tin điện tử Chính phủ

Để lại phản hồi »

RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Gửi phản hồi

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

Blog at WordPress.com.
Entriesphản hồi feeds.

%d bloggers like this: